Un rapport récent révèle nous pouvons passer jusqu'à 50 % de notre journée de travail à lire, écrire et répondre à des courriers électroniques ! C’est, dans la plupart des cas, beaucoup trop.

Bref, on peut se demander si la messagerie électronique ne nuit pas à notre productivité professionnelle.

Et, évidemment, la quantité de courriers indésirables ne contribue guère à cette efficacité recherchée.

Alors, oui, il existe une alternative et pour cela il faut se passer – pas totalement mais pour partie - de la messagerie. Explications.

Les Wiki : pour quitter les sentiers battus

Avez-vous déjà lu un article ou un sujet sur Wikipedia ? Si tel est le cas, alors vous avez touché du doigt l’une des alternatives à l'e-mail communément appelée wiki. Ce terme, adapté du mot hawaïen qui veut dire rapide, signifie que vous avez entre vos mains des outils ou plus exactement une panoplie qui permet une collaboration en temps réel dans un environnement « démocratique ».

Pour être bref, le wiki est une base de données, reposant sur les technologies de l’Internet c’est-à-dire basée sur un site Web qui s’il est bien conçu va permettre à un nombre illimité d'utilisateurs de rechercher, modifier et créer des informations. En gros, c’est grâce à ce serveur en réseau que vous mettez le pied à l'étrier dans cette nouvelle forme collaborative de communications.

Ainsi, pour les collectivités, les entreprises et les groupes de travail qui utilisent une approche en équipe pour leurs projets, qui partagent un environnement d'écriture ou encore qui génèrent de grandes quantités de documents au travers de groupes classés et/ou identifiés, le wiki est un outil idéal de collaboration.

En effet, avec tout le contenu stocké en un seul emplacement, les wikis suppriment de facto la gêne occasionnée par toutes ces menaces qui planent sur la messagerie ! Finis en outre les risques de perte de documents joints. Et finis également les risques de multiplication des versions de vos documents.

Les wikis permettent à moult éditeurs de continuellement perfectionner leurs contenus à travers d’informations qui dès lors sont portées à un tout autre niveau. De plus, l'historique des modifications est enregistré voire journalisé au sein d’une base de données ceci de manière à pouvoir suivre et télécharger les apports.

Chaque utilisateur peut ainsi copier le contenu sur son ordinateur pour l’utiliser au moment et à l'endroit de son choix, online ou offline.

Il y a en revanche un inconvénient : si la planification n’est pas parfaite ou insuffisante, s’il demeure une mauvaise structure et des langages de balisage encore confus, cela peut aller à l'encontre de l'utilisation des wikis. Sachez-le !

Cependant, en matière de wikis, les avantages font le plus souvent oublier les inconvénients et d’ailleurs le célèbre cabiner d’études, le Gartner Group, prévoit une quasi généralisation des wikis dans plus de 50% des entités publiques et privées d'ici 2009.

Expérimenter et suivre le mouvement

La solution sans doute la plus aboutie des wikis, en termes technologiques, est sans aucun doute celle que propose Microsoft avec Office Groove® 2007. Il s'agit là d'un programme conçu pour travailler sur plusieurs activités d’un ou plusieurs projets et ceci dans un espace de travail dédié.

Grâce à Office Groove® 2007, il est désormais possible pour des personnes qui se trouvent au sein comme à l'extérieur de l'organisation de coopérer en temps réel.
Via un accès local, les mises à jour automatiques – interactives - et les alertes de type « Qui travaille », des outils utiles et pratiques intégrés, permettront ainsi de consacrer moins de temps à coordonner sa propre action et donc sa contribution avec les membres de l'équipe, évitant moult courriers électroniques et donc permettant d’être plus efficace et en même temps de travailler davantage.

Comme avec les wikis du monde open source, il sera avec Office Groove® 2007 inutile de joindre des documents, superfétatoire de gérer des versions.

Et avec Groove 2007 il n’est plus besoin d'accéder au réseau pour télécharger les dernières versions des documents avant de pouvoir travailler hors ligne. Pourquoi ? Simplement parce que votre version locale est automatiquement mise à jour. Que du bonheur !

Synchroniser tout y compris les voix

Parallèlement, les types, les technologies et les périphériques de communication prolifèrent et du coup la messagerie électronique, le fax, la messagerie instantanée, la messagerie vocale, la vidéo et plus récemment l’audioconférence peuvent se combiner, une combinaison le plus souvent anarchique qui n’a pour effet que de créer des communications incohérentes et improductives. En effet, rien que le simple fait de documenter des messages vocaux importants, ou des points clés d'audioconférences, nuira considérablement à votre propre efficacité.

Il existe bien entendu des solutions pour gérer ce « chaos » de communications qui en fait surgissent de la technologie du protocole de voix sur Internet (Voice over Internet Protocol), plus connu sous le nom générique de VoIP.
Cette technologie a le mérite d’unifier les services de communication dans des réseaux IP dès lors que ceux-ci sont convergés.
Les services VoIP (tels que ceux utilisés par Skype ou encore Vonage) intègrent différents systèmes de données, voix et vidéo.

En se reposant sur cette intégration et cette convergence, les collaborateurs, agents, élus, administrés, clients, fournisseurs et autres partenaires pourront collaborer. Ceci indépendamment du moyen, de l'emplacement et même du périphérique utilisé ! Finalement, suivre les courriers électroniques pour documenter le contenu d'un message vocal fera très vite partie du passé.

Réservés jusqu’ici aux grands comptes, les avantages de la VoIP se sont démocratisés, largement et ils deviennent accessibles aux plus petites entités de même qu’aux individus « isolés ».

Ce n’est nullement de la publicité mais le fruit d’une expérience réussie sur plus de dix semaines : avec Office Groove® 2007, vous écrirez et lirez moins de messages électroniques et enfin et surtout vous resterez mieux informé que jamais. Pour davantage d’efficacité. Et de sérénité …