Optimiser la gestion du courrier et du document

Une circulaire d’application a préconisé une nouvelle organisation départementale de l’Etat en regroupant les services déconcentrés au sein de directions départementales interministérielles (DDI). Les acteurs publics sont donc plus que jamais dans l’obligation d’adapter leurs processus, leur organisation et d’optimiser leurs coûts pour rester compétitifs. La gestion des documents et du courrier est au cœur du service administratif. Elle implique de forts enjeux en termes de mobilisation des ressources humaines et financières mais aussi en termes d’image et de qualité.

Autant de facteurs pris en compte par la préfecture de la Dordogne qui a fait appel à l’expertise de la société ISC afin de réaliser un diagnostic d’opportunité in situ, l’objectif étant la mutualisation des services courriers des sites administratifs de Périgueux.

Un diagnostic a été établi grâce à des interviews de responsables métier (responsable du service courrier, responsable logistique …) et de visites de sites. Une analyse pointue de l’existant est ainsi réalisée sur place : volumes courriers et moyens techniques (machines à affranchir, mise sous pli) et humains (interne/externe, horaires).
Rationalisation, massification des flux et mutualisation des moyens, numérisation et dématérialisation, automatisation et industrialisation résument les quatre grands champs d’expertise du prestataire qui considère qu’il s’agit là des quatre leviers pertinents à utiliser pour la préfecture de la Dordogne.

L’Etat en Dordogne possède un service courrier déconcentré composé de différentes entités (cité administrative, préfecture, DDASS, trésorerie générale …). Chaque entité a son propre mode de gestion de courrier avec son contrat de location de machines à affranchir, sa collecte et sa remise, son véhicule et ses locaux. Comment réduire ces coûts et optimiser l’organisation ?

Après avoir dressé un bilan des forces et faiblesses de la gestion des courriers sur les différents sites : recensement des flux et process, contrats et coûts d’affranchissements par service concerné, étude des options de mutualisation soit en interne soit par externalisation, évaluation de l’économie attendue. Tout a été analysé et passé en revue pour une mise à plat de toutes les données !

Le résultat ? Un service réorganisé et des économies en perspective de 8 à 12 % sur le poste affranchissement.
Ces études in situ ont fourni à la préfecture les éléments nécessaires à la mise en place d’un bureau du courrier interministériel (BCI) avec externalisation de la partie affranchissement … Un mot d’ordre : économies substantielles et meilleure qualité de service au rendez‐vous !
Concrètement, un service courrier mutualisé situé à la cité administrative sera opérationnel dès janvier 2010.

Le mode de fonctionnement du futur BCI et ses atouts :
• Centralisation des courriers entrants (adresse unique) et tri effectué pour les trois entités
• (Préfecture, DDT, DDCSPP), chaque direction gardant la maîtrise du tri en interne.
• Recours à l’option Affranchigo plutôt qu’à l’affranchissement : les courriers et plis sont remis à La
• Poste qui se charge de les affranchir et de les expédier. Les agents libérés de cette tâche peuvent ainsi rejoindre leur service respectif et s’adonner à d’autres activités de logistique.
• Accès aux tarifs semi‐industriels grâce à la massification et à l’harmonisation des courriers (taille, poids) : une économie de 8 % à 12 % sur l’affranchissement, soit une diminution de 12 000 à 18 000 euros par rapport à 2008.
• Optimisation des tournées intersites avec mise en place de navettes de livraison et de collecte du courrier.

Enfin, à terme, il est prévu une :
• Adaptation du budget permettant un gain attendu évalué à 20 391 euros minimum hors masse salariale.
• Réduction de la masse salariale avec réorganisation des missions de chacun des agents.
• Réduction des coûts immobiliers.